CMlight est un outil simple pour automatiser un processus.

A l’origine développé par une entreprise Canadienne, le voici depuis quelques mois commercialisé en France par IP software. Il regroupe un atelier de modélisation ainsi qu’un moteur d’exécution.

Ainsi, il sera simple de modéliser un processus, d’en définir le comportement et de le déployer. L’offre est particulièrement adaptée au secteur des PME.

Comment ça fonctionne ?

Tout d’abord, commencez par choisir le mode d’hébergement de l’outil. Il est proposé en mode SaaS (Software As a Service) ou en installation locale.

Avec un mode SaaS, l’outil sera hébergé et il n’y aura pas besoin de paramétrer le côté technique. Il sera accessible comme un site web. L’installation locale permet de garder la maîtrise sur les données afin d’éviter qu’elles ne circulent à l’extérieur de l’entreprise. Il est très rare que ce niveau de confidentialité soit nécessaire.

Ensuite, il faudra choisir un processus à automatiser.

Bien souvent, les clients sont assez frileux avec le fait de modéliser un processus important pour eux. A l’origine, il y a l’idée que le processus est critique et donc qu’il ne vaut mieux pas en détourner les acteurs.

Si cette idée est juste, il ne faut pas tomber dans l’excès inverse et modéliser un processus sans importance. Si cela arrive, il n’y aura pas beaucoup de choses à conclure. Réussir à modéliser un processus sans importance ne donnera pas de résultat intéressant.

A contrario choisissez un processus intermédiaire. C’est peut être contre intuitif, mais prenez un processus important sans être critique. Les meilleurs candidats sont les processus faisant intervenir plusieurs personnes et/ou ceux qui se déroulent sur une période d’au moins plusieurs jours.

L’outil de modélisation est simple mais efficace :

La modélisation repose sur des objets comme les tâches, unn évènement de début et de fin (obligatoire), des transitions.

Des options permettent d’affiner le comportement du processus comme le fait d’associer une alerte mail, une durée maximum, un responsable ou encore s’il s’agit d’une jonction, la réunion de 2 branches (ET / OU ex) ou d’un branchement (ET / OU ex).

Une fois modéliser, il faudra y associer l’organigramme de l’entreprise.

L’outil permet de définir des rôles, de les regrouper en équipes et d’y associer des utilisateurs.

Il est possible de personnaliser les formulaires que devront manipuler les utilisateurs pour intéragir avec le processus.

A la suite ce ça, le processus est prêt.

Les utilisateurs sélectionnés verront apparaître le processus sur leur tableau de bord.

Si l’utilisateur dispose d’un rôle de gestionnaire, il pourra suivre la charge de son équipe :

L’outil propose un menu pour accéder à l’ensemble des fonctions.

De gauche à droite : page d’accueil, outil de recherche, tableau de bord, fiche personnelle, paramétrage, se déconnecter.

L’utilisation d’un tel outil est bénéfique car elle permet surtout d’harmoniser les procédures d’une entreprise. Ainsi, le traitement d’un processus sera toujours (du moins, tendra vers) la répétition du même enchainement de tâches.

L’autre bénéfice de l’utilisation de ce type d’outil c’est que chaque exécution du processus est enregistrée. En cas de doute, il sera facile d’aller voir où est le problème. Bien souvent il s’agit d’une mauvaise utilisation de l’outil (un faux clic).

N’attendez plus pour mettre vos processus sous contrôle !

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