CMlight est un outil simple pour automatiser un processus.

A l’origine développé par une entreprise Canadienne, le voici depuis quelques mois commercialisé en France par IP software. Il regroupe un atelier de modélisation ainsi qu’un moteur d’exécution.

Ainsi, il sera simple de modéliser un processus, d’en définir le comportement et de le déployer. L’offre est particulièrement adaptée au secteur des PME.

Comment ça fonctionne ?

Tout d’abord, commencez par choisir le mode d’hébergement de l’outil. Il est proposé en mode SaaS (Software As a Service) ou en installation locale.

Avec un mode SaaS, l’outil sera hébergé et il n’y aura pas besoin de paramétrer le côté technique. Il sera accessible comme un site web. L’installation locale permet de garder la maîtrise sur les données afin d’éviter qu’elles ne circulent à l’extérieur de l’entreprise. Il est très rare que ce niveau de confidentialité soit nécessaire.

Ensuite, il faudra choisir un processus à automatiser.

Bien souvent, les clients sont assez frileux avec le fait de modéliser un processus important pour eux. A l’origine, il y a l’idée que le processus est critique et donc qu’il ne vaut mieux pas en détourner les acteurs.

Si cette idée est juste, il ne faut pas tomber dans l’excès inverse et modéliser un processus sans importance. Si cela arrive, il n’y aura pas beaucoup de choses à conclure. Réussir à modéliser un processus sans importance ne donnera pas de résultat intéressant.

A contrario choisissez un processus intermédiaire. C’est peut être contre intuitif, mais prenez un processus important sans être critique. Les meilleurs candidats sont les processus faisant intervenir plusieurs personnes et/ou ceux qui se déroulent sur une période d’au moins plusieurs jours.

L’outil de modélisation est simple mais efficace :

La modélisation repose sur des objets comme les tâches, unn évènement de début et de fin (obligatoire), des transitions.

Des options permettent d’affiner le comportement du processus comme le fait d’associer une alerte mail, une durée maximum, un responsable ou encore s’il s’agit d’une jonction, la réunion de 2 branches (ET / OU ex) ou d’un branchement (ET / OU ex).

Une fois modéliser, il faudra y associer l’organigramme de l’entreprise.

L’outil permet de définir des rôles, de les regrouper en équipes et d’y associer des utilisateurs.

Il est possible de personnaliser les formulaires que devront manipuler les utilisateurs pour intéragir avec le processus.

A la suite ce ça, le processus est prêt.

Les utilisateurs sélectionnés verront apparaître le processus sur leur tableau de bord.

Si l’utilisateur dispose d’un rôle de gestionnaire, il pourra suivre la charge de son équipe :

L’outil propose un menu pour accéder à l’ensemble des fonctions.

De gauche à droite : page d’accueil, outil de recherche, tableau de bord, fiche personnelle, paramétrage, se déconnecter.

L’utilisation d’un tel outil est bénéfique car elle permet surtout d’harmoniser les procédures d’une entreprise. Ainsi, le traitement d’un processus sera toujours (du moins, tendra vers) la répétition du même enchainement de tâches.

L’autre bénéfice de l’utilisation de ce type d’outil c’est que chaque exécution du processus est enregistrée. En cas de doute, il sera facile d’aller voir où est le problème. Bien souvent il s’agit d’une mauvaise utilisation de l’outil (un faux clic).

N’attendez plus pour mettre vos processus sous contrôle !

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Je suis en train de faire le tour des plateformes de BPM (Business Process Management) en Saas. Le principal intérêt réside dans le fait que ce mode de fonctionnement dispense l’entreprise utilisatrice de l’installation et la maintenance de l’application. Celle-ci se trouve donc gérée par le fournisseur.

Aujourd’hui je vais vous parler d’Appian Saas. J’ai eu l’occasion d’assister à une présentation très bien faite de leur part et je voulais vous faire partager ma vision des choses.

Tout d’abord, Appian est une entreprise spécialisée dans le BPM. Lorsque je parle de BPM, j’entends bien BPM en tant que synonyme de Workflow. Cela par opposition aux outils de BPA (Business Process Analysis) tels que Aris, Mega ou Casewise.

Appian est une entreprise Américaine créé en 1999 qui est rentable depuis sa création. Ils possèdent des bureaux aux Etats-Unis et à Londres et une présence à de nombreux endroits du globe grâce à l’associtation avec des partenaires.

Ils offrent peu de services de consulting et se concentrent sur la recherche et développement du produit. L’entreprise comporte un peu moins de 200 personnes.

A l’origine, Appian possède le gouvernement Américain comme client principal mais très rapidement son importance dans le portefeuille client à diminué jusqu’à atteindre environ un quart des projets.

Les fondateurs de l’entreprise viennent du monde de la BI (Business Intelligence) et cela se voit dans l’outil. En effet l’outil est très complet sur les manières de représenter l’information.

SaaS pour quoi ?

Le mode SaaS est idéal pour un projet pilote. Il permet de tester la mise en oeuvre et la réalisation d’un processus métier rapidement.

Appian est donc accessible depuis un navigateur web, tout ce qu’il y a de plus classique. L’utilisateur dispose d’un espace de travail très complet : Corbeille de tâches, outil de modélisation, tableau de bord personnalisé…

L’application est au gout du jour techniquement et agréable à utiliser. La téléconférence réalisée entre Berlin, Londres et Vienna (USA) était fluide.

Chaque utilisateur peut donc personnaliser son environnement de travail, choisir l’ordre des colonnes d’un tableau ou le type de colonnes.

Appian regroupe dans sa solution :

• un atelier de modélisation. Vous pouvez modéliser en direct votre processus en ligne. L’outil est simple et efficace. Graphiquement il est réussi et agréable. On retrouve quelques objets BPMN mais pas l’ensemble de la collection (tâche, évènement, connecteur). L’avantage c’est que ça évitera des confusions entre tous les symboles et l’inconvénient est tout simplement la limitation des possibilités. Un point fort de l’outil, c’est qu’il peut sans problème éditer un processus en production. Ce processus peut ensuite être modifié en surface ou en profondeur (suppression de tâches…) en direct. Pendant une édition en profondeur, il ne sera plus disponible pour les utilisateurs, dès que la modification est effectuée, les utilisateurs travailleront sur la nouvelle version du processus. On retrouve un grand nombre de tâches standard permettant d’utiliser toutes les fonctions d’Appian : appel/stockage documents, mise en place d’indicateurs…
• un outil de conception de formulaire. Une fois votre processus modélisé, il faudra définir le nombre de formulaire que l’utilisateur va remplir. Par exemple 2 tâches peuvent être complétées sur un seul formulaire ou bien sur 2 formulaires différents. Ce choix est bien sur laissé à l’appréciation du client. Il sera donc tout à fait possible de faire correspondre un processus très détaillé à quelques formulaires simples. L’outil de conception est graphique, pas besoin de coder votre formulaire. Il suffit de déposer les champs pré-concus (text box, case à cocher…). Chaque valeur est associée à une constante. Cette constante est ensuite réutilisée dans le processus. Par exemple, dans une demande de congès, l’utilisateur va donner le nombre de jours qu’il souhaite prendre. Ce nombre sera associé à une constante (Nombre JoursCongés) et cette constante pourra être utilisée dans d’autres tâches du processus. Il sera alors très facile pour un business analyst de spécifier que le nombre de jours demandé doit être supérieur au nombre de jours restant.
• un outil de gestion de règles. Un outil vous permet de définir les règles métier présentent dans les processus. Je regrette ici l’impossibilité d’importer des règles depuis un outil tiers. Cependant, il sera possible d’y faire référence en définissant une constante. C’est une solution de contournement.
• un outil de workflow. Après avoir modélisé votre processus et réalisé vos formulaires, vous pouvez directement exécuter le processus. Il est ainsi disponible pour les utilisateurs.
• Appian intègre aussi : un outil de gestion de contenu, un portail et un outil de reporting. Ces 3 outils sont bien réalisés et viendront appuyer vos processus. Par exemple, vous trouverez dans l’outil de modélisation de nombreuses tâches prédéfinies pour accèder aux documents de la base documentaires gérées par Appian. C’est très pratique et provoquera certainement un gai de temps substentiel.
• chaque utilisateur pourra aussi définir son tableau de bord à l’aide d’objet graphique simple : camenbert, barre graphique, courbes…

L’outil est donc très complet. J’étais content de voir un outil de ce niveau en SaaS. Il offre une souplesse et une possibilité d’adaptation très forte notamment grâce au système de constante et de règles. Chaque élément peut être utilisé pour aiguiller le processus de manière automatique ou manuelle. Il m’a paru plus simple que BEA dont j’avais utilisé la version de 2007.

Malgré quelques défauts principalement du côté du manque d’ouverture vers l’extérieur, Appian est un très bon outil l’Europe va continuer à découvrir pour son plus grand bien !

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