Voici une vidéo présentation Signavio, un outil de modélisation de processus disponible en mode SaaS.

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En relisant mon article premier du nom sur cette question je me suis rendu compte d’une chose terrible : je n’avais pas parlé du client !

Voici un complément de description.

Qui est le client du BPM ? En règle générale, c’est l’entreprise elle-même.

Si les processus interne sont améliorés et que les collaborateurs sont plus disponibles pour les clients, ceux-ci seront plus heureux et l’entreprise améliorera ses chiffres. Voilà le principe sous-jacent (simplifié).

La philosophie du Business Process Management consiste donc à améliorer le fonctionnement de l’entreprise.

Une fois ceci dit, tout reste à faire.

Le BPM a un gros problème : sa valeur chiffrée est parfois impossible à définir et un projet mal cadré/géré peut rapidement rappeler les jours sombres de l’informatique où l’entreprise investie pour obtenir un ROI négatif (les projets ERP sont réputés pour ça!).

Les projets dont le résultat est directement visible sont généralement ceux où un problème opérationnel existe. Ce n’est peut être pas très « sexy » mais en remettant de l’ordre dans un processus malade, vous produisez un résultat direct pour l’entreprise – à supposé que le processus apporte quelque chose à l’entreprise. Le procesus sera donc efficace encore faut-il qu’il soit efficient.

Le deuxième domaine où le BPM produit des effets indiscutables est lorsque de l’automatisation est effectuée. Moins d’interventions humaines = moins d’erreurs et des coûts plus faibles. Une démarche BPM aide à savoir quoi automatiser et à bien l’intégrer aux autres processus, ceux avant et ceux après.

Le dernier domaine qui permet de profiter du BPM, ce sont les projets de refonte du SI. Dans ces projets, le risque de dérapage est important et la conséquence (financière) peut-être très importante. Le BPM permet de cadrer les projets SI en amenant le besoin du client de manière limpide. C’est donc autant un travail d’AMOA que de gestion du changement.

Faut-il faire du BPM si vous n’êtes pas dans l’une de ces 3 situations ? Ma réponse est que si vous n’êtes pas dans l’une de ces 3 situations vous avez de la chance ! Je parie que ça n’est pas le cas.

Si malgré tout vous décrivez vos processus sans but opérationnel, vous obtiendrez de belles procédures de travail qui n’apporteront pas grand chose à votre entreprise et remettre au goût du jour cette blague de consultant : « En moyenne combien de temps dure un projet BPM ? 2,5 DSI. »

Je pourrais donc définir le BPM par ceci :

Décrire le fonctionnement de l’entreprise en détaillant les tâches, rôles, données et règles de gestion nécessaires à son fonctionnement dans le contexte d’une amélioration opérationnelle.

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Voilà une grande question. Qu’est-ce que le BPM ?

Sur mon blog, je vais m’efforcer d’expliquer le plus simplement possible les choses. L’objectif c’est de populariser le BPM comme il l’est aux états-unis.

Alors, le sujet du jour est le BPM.

De quoi est composé le BPM ?

Le BPM est un domaine qui regroupe l’analyse de processus métier (Business Process Analysis ou BPA) et le BPM au sens exécution de processus métier.

L’exécution de processus métier est réalisée par des outils de workflow désormais largement répandus dans les entreprises.

L’ensemble de ces 2 éléments, BPA et BPM, permet d’analyser et de mettre en œuvre des processus métier au sein d’outils informatiques.

Il faut également distinguer l’appelation anglo-saxone de l’appelation française.

En effet, en anglais BPM regroupe tout le BPM alors qu’en Français, BPM signifie exclusivement workflow.

On peut donc dire que le business process management consiste à analyser, mettre en oeuvre et optimiser les processus métier d’une organisation.

L’analyse se fait via des outils tels qu’Aris, Mega, Casewise ou Adonis. La plupart du temps les outils d’analyse ne permettent pas d’exécuter des processus (mais cela arrive pour bientôt). Ensuite les processus décrits et analysés sont mis en oeuvre dans des systèmes de workflow plus ou moins compliqué. Dans ce domaine de nombreux outils existent : BEA, Appian, W4, Workey…

Les organisations qui ont atteint une certaine taille ont donc tout intérêt à mettre en oeuvre une approche processus.

Cette approche est caractérisée par le fait que le métier, c’est à dire la manière qu’à l’organisation de fonctionner, est le déterminant principal dans les décisions. Autrement dit, on passe d’une culture souvent dictée par le besoin immédiat  sorti du contexte à une approche se voulant intégrée au métier de l’organisation.

L’idée est simple : si l’on connait bien ce que l’on fait, on pourra mieux  développer les extensions du système d’information et mieux organiser l’entreprise pour qu’elle réponde aux besoins de ses clients.

La difficulté dans une approche BPM, c’est que c’est un projet d’entreprise. Il doit donc être porté par la direction pour être efficace. C’est un projet qui nécessite un peu de temps pour donner des résultats mais le retour sur investissement peu parfois être surprenant.

En effet, il est assez facile de pointer du doigt les procédures absurdes ou les doublons dans les departements d’une organisation. Ce qui est généralement plus lent, c’est l’adapation de l’organisation…

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SaaS (Software as a Service), tout le monde connait non ?

SaaS c’est le côté business du SOA. C’est la version commerciale packagée pour le marché. En quoi consiste SaaS ?

Le SaaS est un mode de fonctionnement qui dit qu’un prestataire de service va mettre à disposition de son client une application. Si je m’arrête là, j’obtiens de l’ASP (Application Service Provider). L’ASP, bien qu’encore présent, n’est plus développé puisque son succésseur, SaaS promet beaucoup plus de choses.

Saas ajoute une dimension intéressante à l’hébergement d’application. Il permet au client de personnaliser l’application mise à sa disposition. Le client est donc en mesure de bénéficier d’un environnement qui n’est plus standard comme avec l’ASP mais bien d’une plateforme personnalisée, adaptée à son besoin.

Là où le BPM entre en jeu, c’est que l’organisation de processus et la gestion de workflow sont 2 très bons candidats à la mise à disposition sous forme de services. L’idée c’est que beaucoup d’entreprise de type TPE/PME ne disposent pas d’outils de BPM. Souvent dimensionnés pour les grands comptes, les outils de BPM pennent à entrer sur ce secteur (même si des offres comme Windesign sont très intéressantes). Avec le BPM en SaaS, une PME peut bénéficier d’un outil complet facilement.

Elle n’a pas à l’installer, gérer la relation commerciale avec l’éditeur, gérer les machines nécessaires à son exécution. Bien sur, il y a quand même des choses à faire pour mettre en oeuvre un outil de BPM mais l’accès est vraiment simplifié.

SaaS et sa souplesse pourrait donc être un très bon moyen pour une entreprise de mettre en place un projet pilote en automatisant un processus métier. Les limites de l’exercice avec cette approche résident dans le plus gros inconvénients de la solution : la grande difficulté pour s’intégrer avec des applications existantes en local chez le client.

Des solutions de contournement existent mais la mise en oeuvre d’un processus déconnecté du patrimoine applicatif de l’entreprise sera beaucoup plus facile que d’essayer tout de suite d’intégrer l’application de paie historique installée sur le serveur interne de l’entreprise avec le suivi des plannings sous google apps.

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