Choisir un outil de modélisation de processus n’est pas une mince affaire. Penchons nous sur cette question délicate.

Soyez spécifique

Tout d’abord, pour répondre au problème, il faut poser la bonne question.

Demander quel outil choisir est comme demander s’il faut avoir une voiture ou non. C’est trop général pour qu’une réponse satisfaisante soit apportée.

Il convient donc de préciser ce que vous souhaitez faire avec l’outil. Quel est le projet ?

Un outil de modélisation de processus peut faire de nombreuses choses et les suites logicielles des éditeurs s’étoffent chaque année rendant ainsi le choix plus difficile.

Les principaux aspects à prendre en compte dans le choix d’un outil de modélisation de processus métier sont :

• est-ce qu’une méthodologie est imposée ?
• est-ce qu’une technologie est imposée ?
• sous quelle forme sera restitué le référentiel ? (intranet, procédure papier…)
• faut-il modéliser le système d’information ?
• Si oui, quelles parties sont à modéliser ?
• avec quels outils faut-il interconnecter le référentiel ?
• quels sont les apports attendus du référentiel ? (quelles analyses)
• l’outil doit-il permettre de travailler à plusieurs ?
• quel est le niveau d’autonomie par rapport à l’éditeur ?

En répondant à ces questions, vous aurez une meilleure vision de ce que vous devez rechercher.

Ensuite regardez les éléments spécifiques au métier, au domaine. Est-ce qu’il existe des cartographies standards ?

Le périmètre du projet peut être de (rayer la mention inutile) :

• modéliser les processus métier
• modéliser les règles de gestion
• gérer les risques
• modéliser le système d’information
• modéliser l’organisation de l’entreprise
• modéliser les flux d’information
• Balanced Scored Card
• intégration à un ERP

Je connais très bien l’outil d’IDS Scheer Aris ainsi que Méga pourtant ces 2 outils ne sont pas équivalents. Ils répondront tous les 2 à la plupart des besoins de BPA, de BPM ou d’urbanisation du système d’information mais selon les détails opérationnels, le choix de l’un ou de l’autre peut faire une grande différence.

Voici d’autres outils présent sur le marché Français :

• Casewise
• System architect
• Adonis
• Provision
• Windesign
• Pegasystems

Nous connaissons assez peu les Troux, Envision, Alfabet ou autres Qualiware vraiment présent sur le marché anglo-saxon.

Il est facilement possible d’obtenir auprès des éditeurs une démonstration des outils qui permettra d’en savoir un peu plus.

Bien évidemment, n’hésitez pas à faire appelle à de l’aide extérieure pour booster votre projet !

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Voici un document présentant le framework Togaf qui est assez bien rédigé. Il présente notamment les nouveautés de la version 9, plus facile à prendre en main.

togaf_9_intergration_consortium_february_2009

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Intalio fait parti de ces acteurs qui ont toujours été là.

La société existe depuis 1999 et a été créé à Palo Alto. Elle va donc fêter ses 10 ans cette année et a profité de l’occasion pour rafarichir son site web. Je le trouve vraiment réussi ! http://www.intalio.com

Intalio est un peu une sorte de phœnix. La société a refait surface après avoir faillie disparaître et se trouve désormais en très bonne position. Ils possèdent plus de 500 clients dans le monde et le nombre de processus déployés ne cesse d’augmenter (100 000 à ce jour).

Grâce à leur longue expérience du BPM et de la modélisation leur outil est vraiment abouti. Les utilisateurs avertis remarqueront les détails qui montrent qu’une réelle réflexion est présente. Ils ont été les premiers à proposer un outil BPM en open source.

Leur promesse est simple : modélisez en BPMN, déployez vos processus en un clic, exécutez en BPEL. Pour cela Intalio fournit toute la suite logicielle et le support nécessaire.

L’offre est très complète avec par exemple Intalio|On Demand qui permet de déployer vos processus sur un serveur distant. Ainsi, vous n’aurez qu’à modéliser sans vous soucier de l’administration du serveur d’exécution. La société offre aussi des formations et des services de consulting.

Offre logiciel

L’offre d’intalio est découpée en 4 parties :

Community edition

C’est l’édition gratuite. Elle permet de modéliser et d’exécuter des processus gratuitement.  Elle repose sur Eclispe (un environnement de développement intégré) et Apache.

Si vous souhaiter tester un outil à la pointe dans ce domaine, c’est un très bon moyen de commencer.

Enterprise edition

L’édition entreprise est une version plus complète. Passer de la version gratuite à la version entreprise consiste à changer la clé de licence et se fait sans difficultés. Elle est étendue avec un outil permettant de gérer les règles métier (Business rules), de surveiller l’activité des processus BAM (Business activity monitoring), un portail pour construire des interfaces utilisateurs, un outil de gestion de contenu ECM (Entreprise content management), un outil pour réaliser des interfaces riches en AJAX et enfin un outil pour mettre en oeuvre une approche SOA.

Vous trouverez les détails de chaque composant ici :

• Intalio|AJAX
• Intalio|BAM
• Intalio|BRE
• Intalio|ECM
• Intalio|ESB
• Intalio|Portal

Business Edition

La Business Edition semble très prometteuse. Il s’agit en fait d’une version SaaS (Software as a Service) de l’outil. Elle est gratuite pour les 3 premiers utilisateurs. La sortie est prévue pour le premier trimestre 2009.

Developer Edition

Enfin, la Developper Edition permettra de programmer le comportement du processus. Cette version est annoncée pour le premier trimestre 2009.

Les images sont la propriété d’Intalio

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J’ai écrit un article sur BPMN l’année dernière sur le Journal du Net et je dois dire que j’ai passé pas mal de temps à creuser le sujet depuis.

En bref, BPMN est une norme de représentation dans la modélisation de processus. L’idée derrière cette norme, c’est qu’une représentation unique permet à l’ensemble des acteurs de mieux se comprendre.

Les travaux de l’OMG avancent vers une version 2.0 mais il reste un long chemin à faire. En effet, il existe plusieurs problèmes de fond avec l’idée même de cette norme.

Tout d’abord BPMN, reste purement graphique. Autrement dit, il est défini que pour représenter une tâche, il faut un rectangle. Mais vous trouverez de nombreuses implémentations différentes de BPMN selon les éditeurs d’outils. Si la partie graphique est celle qui offre le moins de discussions possibles, les représentations sont très disparates. Ensuite BPMN est simple, voir simpliste.

La conséquence de ça, d’un point de vue graphique, c’est qu’encore une fois chaque vendeur va étendre la norme à sa manière. L’un va rajouter l’affichage d’un attribut sous le nom, l’autre va permettre de changer l’emplacement du nom de l’objet.

Bref, il existe de nombreuses variantes graphiques.

La norme reste très vague sur la bonne manière d’utiliser les objets. Par exemple il existe énormément d’évènements différents dans BPMN (exception, error,…) alors que la plupart des gens n’en utilisent que 3 ou 4. Il est difficilement concevable d’en utiliser plus. Du moins dans une utilisation « standard ». Je ne recommande pas de multiplier les objets car cela conduit surtout à une grande confusion. Plus il y a d’objets différents, moins il y a de lecteurs compétents !

Bref, l’utilisation de BPMN ne dispense pas d’une approche méthodologique : bien au contraire. Ce n’est pas parce que tous les immeubles se ressemblent qu’il n’est pas nécessaire d’apprendre à les construire. BPMN ne donne que les briques, à vous de fournir le mode d’emploi.

Une fois ces considérations passées, BPMN reste malgré tout intéressant. Pour une entreprise il est intéressant de pérenniser son approche processus à l’aide d’une représentation normée et d’un outil. Un jour, les projets visio jeté à la poubelle ne seront qu’un lointain souvenir. Il sera plus facile de trouver des gens compétents pour comprendre les modèles et il sera plus facile de les faire évoluer grâce à l’utilisation de BPMN.

Mais la question qui demeure est : BPMN est-il fait pour modéliser des processus métier ?

Basé sur mon expérience, ma réponse est simple : on modélise toujours par rapport à un objectif. Une chose est sûre, BPMN est pensé pour être utilisé, après traduction en BPEL, par des outils d’exécution de type workflow.

La modélisation dans le but d’exécuter un processus n’est souvent pas la même que celle qui consiste à documenter une procédure de travail.

Et là, BPMN ne peux pas s’imposer. Le nombre d’objets qu’il propose est vraiment réduit. Par exemple, vous ne trouverez pas de règles de gestion, objet très utile lorsqu’on modélise une procédure de travail.

C’est bien pour cela que les éditeurs s’affichent « BPMN compliant » mais se dépêche d’étendre le méta modèle de BPMN en ajoutant des objets qui leur sont propres. En faisant ainsi, on perd légèrement le bénéfice de la norme. Tout est une question de mesure…et d’objectif !

Tout business analyst ou modélisateur sait que parfois il est difficile de faire comprendre un processus métier modélisé avec un outil de BPA comme Aris d’IDS Scheer, MEGA, Casewise ou ADONIS à la personne qui vient de le décrire. Même si la représentation de ces outils est simple, les gens peuvent être perdus. BPMN n’aide pas sur ce point là et les échos du métier que j’ai pu avoir sont toujours négatifs avec l’utilisation de BPMN.

Ce n’est donc pas la panacée mais une solution intermédiaire intéressante. Dans tous les cas, elle nécessite un encadrement méthodologique fort.

Il existe de nombreux outils gratuits pour modéliser en BPMN.

Extension BPMN gratuite pour visio

ILOG Jviews BPMN Modeler

Intalio

Bizagi

Une extension éclipse

MagicDraw

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CMlight est un outil simple pour automatiser un processus.

A l’origine développé par une entreprise Canadienne, le voici depuis quelques mois commercialisé en France par IP software. Il regroupe un atelier de modélisation ainsi qu’un moteur d’exécution.

Ainsi, il sera simple de modéliser un processus, d’en définir le comportement et de le déployer. L’offre est particulièrement adaptée au secteur des PME.

Comment ça fonctionne ?

Tout d’abord, commencez par choisir le mode d’hébergement de l’outil. Il est proposé en mode SaaS (Software As a Service) ou en installation locale.

Avec un mode SaaS, l’outil sera hébergé et il n’y aura pas besoin de paramétrer le côté technique. Il sera accessible comme un site web. L’installation locale permet de garder la maîtrise sur les données afin d’éviter qu’elles ne circulent à l’extérieur de l’entreprise. Il est très rare que ce niveau de confidentialité soit nécessaire.

Ensuite, il faudra choisir un processus à automatiser.

Bien souvent, les clients sont assez frileux avec le fait de modéliser un processus important pour eux. A l’origine, il y a l’idée que le processus est critique et donc qu’il ne vaut mieux pas en détourner les acteurs.

Si cette idée est juste, il ne faut pas tomber dans l’excès inverse et modéliser un processus sans importance. Si cela arrive, il n’y aura pas beaucoup de choses à conclure. Réussir à modéliser un processus sans importance ne donnera pas de résultat intéressant.

A contrario choisissez un processus intermédiaire. C’est peut être contre intuitif, mais prenez un processus important sans être critique. Les meilleurs candidats sont les processus faisant intervenir plusieurs personnes et/ou ceux qui se déroulent sur une période d’au moins plusieurs jours.

L’outil de modélisation est simple mais efficace :

La modélisation repose sur des objets comme les tâches, unn évènement de début et de fin (obligatoire), des transitions.

Des options permettent d’affiner le comportement du processus comme le fait d’associer une alerte mail, une durée maximum, un responsable ou encore s’il s’agit d’une jonction, la réunion de 2 branches (ET / OU ex) ou d’un branchement (ET / OU ex).

Une fois modéliser, il faudra y associer l’organigramme de l’entreprise.

L’outil permet de définir des rôles, de les regrouper en équipes et d’y associer des utilisateurs.

Il est possible de personnaliser les formulaires que devront manipuler les utilisateurs pour intéragir avec le processus.

A la suite ce ça, le processus est prêt.

Les utilisateurs sélectionnés verront apparaître le processus sur leur tableau de bord.

Si l’utilisateur dispose d’un rôle de gestionnaire, il pourra suivre la charge de son équipe :

L’outil propose un menu pour accéder à l’ensemble des fonctions.

De gauche à droite : page d’accueil, outil de recherche, tableau de bord, fiche personnelle, paramétrage, se déconnecter.

L’utilisation d’un tel outil est bénéfique car elle permet surtout d’harmoniser les procédures d’une entreprise. Ainsi, le traitement d’un processus sera toujours (du moins, tendra vers) la répétition du même enchainement de tâches.

L’autre bénéfice de l’utilisation de ce type d’outil c’est que chaque exécution du processus est enregistrée. En cas de doute, il sera facile d’aller voir où est le problème. Bien souvent il s’agit d’une mauvaise utilisation de l’outil (un faux clic).

N’attendez plus pour mettre vos processus sous contrôle !

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Urbaniser le SI est devenu une expression assez courante dans les directions informatiques.  Certaines entreprises sont même dotées d’une cellule « urbanisation » ayant plus ou moins de pouvoir.

Les entreprises les plus avancées dans ce domaine ont donné un droit de véto sur les projets à ces cellules mais bien souvent on ne trouve que des notes de recommandations rapidement oubliées.

L’urbanisation du système d’information est une démarche simple ; mais elle n’est pas facile. Elle se heurte à la réalité et aux priorités quotidiennes.

Quoi qu’il en soit, voici les éléments de base pour comprendre la démarche projet associée :

- inutile d’urbaniser l’existant. C’est comme essayer de regarder la télévision avec des lunettes 3D. Le résultat ne sera pas intéressant.

- se concentrer sur les systèmes clés. L’entreprise est un écosystème très varié. Seuls les systèmes clés sont importants. Même s’il convient de tester la démarche sur un système non critique, les efforts doivent ensuite être porté sur les systèmes permettant de dégager de la valeur !

- être associée à la direction. Avoir du pouvoir est essentiel pour réussir une démarche urbanisée. Pourquoi un chef de projet devrait écouter des recommandations si vous n’êtes qu’un architecte d’entreprise isolé ? Dans le meilleur des cas ça arrive. Dans la plupart des cas, ça n’arrive pas.

L’urbanisation du système d’information consiste donc simplement à analyser et imaginer la structure du système d’information de l’entreprise. Les méthodes à la française sont assez originales mais la méthode anglo-saxone préconise les mêmes choses : un découpage du général vers le particulier.

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